سياسة الخصوصية

ما يجمعه سند، ولماذا، وكيف يحميه، وما حقوقك فيه

المشغّل هو شركة رمـز أتمتة الأعمال («نحن»). تنطبق هذه السياسة على خدمة سند ولوحة إدارتها وصفحات الربط. وهي جزء من شروط الاستخدام.

١. ما نجمعه

كل ما يلي يُحفظ مشفّراً، ولا يُفك تشفيره إلا داخل النظام لحظة خدمة الشخص المصرّح له.

• بيانات الأشخاص المسجّلين: الاسم ورقم واتساب والبريد الإلكتروني وما تكتبه إدارة الشركة عن كل شخص (مسماه، نوعه، وما يحتاجه من سند)، لتحديد من يستطيع مراسلة سند وبأي صلاحيات. مشفّرة.
• الرسائل: ما يرسله الشخص لسند عبر واتساب وما يرد به سند، لتقديم الإجابة ولمتابعة الطلبات والتذكيرات. مشفّرة.
• محتوى الشركة: ما ترفعه الشركة إلى لوحتها أو تربطه من أنظمتها (مستندات، ملفات، مقررات، سجلات)، بحسب ما تختاره هي. مشفّر ومعزول لكل شركة.
• سجلات التشغيل: سجلات تقنية وسجل تدقيق للعمليات الإدارية والأحداث الأمنية، بلا محتوى الرسائل أو المستندات.

٢. الربط بأنظمة الشركة

نعمل بحسب ما لدى كل شركة من أنظمة، ولا نشترط نظاماً بعينه. القاعدة واحدة أياً كان النظام:

• بموافقة الشركة: الربط يبدأ برابط موافقة تفتحه الشركة (أو الشخص نفسه حين يكون الحساب حسابه)، وتوافق عليه بحسابها هي. لا نطلب كلمات مرور، ولا يرى فريق رمـز بيانات الدخول.
• للقراءة فقط: لا نكتب ولا نعدّل ولا نحذف ولا نشارك شيئاً في أي نظام مربوط.
• على ما تختاره الشركة بالضبط: ملفات أو مجلدات أو مقررات أو سجلات محددة تختارها الشركة بنفسها، ويفرض الكود هذا الحد في كل قراءة. ما لم يُختر لا يُقرأ.
• ما نحتاجه: محتوى العناصر المختارة واسمها ونوعها وتاريخ تعديلها، وهوية الحساب الذي أجرى الربط (بريد مقنّع يُعرض في لوحة الشركة). لا شيء غير ذلك.
• التحديث: يُعاد قراءة المختار دورياً فتصل آخر نسخة، ويُسحب من سند ما حُذف أو أُلغيت مشاركته.
• الحفظ: نسخة مفهرسة من المختار على خوادمنا داخل المملكة، مشفّرة بمفتاح خاص بالشركة، ومعزولة عن كل شركة أخرى. رموز الوصول الممنوحة من الأنظمة تُحفظ مشفّرة ولا يستطيع فريق رمـز الاطلاع عليها.
• الإلغاء: من لوحة الشركة في أي وقت، أو من إعدادات النظام المربوط. عند الإلغاء نحذف رمز الوصول فوراً، ونسحب النسخ المفهرسة، وتُحذف وفق مدة الاحتفاظ.
• لمن نشاركها: لا نبيع بيانات الشركة ولا ننقلها لأي طرف ثالث، ولا نستخدمها للإعلانات، ولا لتدريب نماذج ذكاء اصطناعي عامة. تُرسل مقاطع من المحتوى المصرّح به إلى مزوّد نموذج اللغة الذي تختاره الشركة لصياغة الإجابة فقط، ولا يحتفظ بها لتدريب نماذجه بموجب شروطه التعاقدية.

مثال: خدمات Google

عند ربط Google Drive نطلب من Google صلاحية قراءة فقط (drive.readonly) على حساب الشركة نفسه، ونقصر استخدامها في برمجياتنا على المجلدات والملفات التي تختارها الشركة من نافذة Google. وعند ربط Google Classroom نطلب صلاحيات القراءة فقط: المقررات (classroom.courses.readonly)، الإعلانات (classroom.announcements.readonly)، الواجبات (classroom.coursework.students.readonly لحساب المؤسسة أو classroom.coursework.me.readonly لحساب الطالب)، المواد التعليمية (classroom.courseworkmaterials.readonly)، وقوائم المقرر مع البريد (classroom.rosters.readonly وclassroom.profile.emails) لحساب المؤسسة فقط، إضافة إلى drive.readonly للملفات المرفقة. البريد في القوائم يُستخدم لمطابقة الشخص بمقرره فلا يُجاب أحد من مقرر ليس فيه، ولا يُستخدم لغير ذلك. صلاحية كل شركة وكل شخص خاصة بحسابه ومعزولة، ولا يوجد لدينا أي وصول عام يشمل أكثر من حساب. يمكن إلغاؤها من لوحة الشركة أو من صفحة صلاحيات حساب Google. يلتزم استخدام سند للمعلومات المستلمة من واجهات Google بـ سياسة بيانات المستخدم لخدمات Google API، بما فيها متطلبات الاستخدام المحدود (Limited Use).

٣. الأساس النظامي للمعالجة

نعالج البيانات بوصفنا معالجاً نيابةً عن الشركة المشتركة، وهي المتحكّم في بيانات موظفيها ومستنداتها، بما يتوافق مع نظام حماية البيانات الشخصية في المملكة العربية السعودية ولوائحه. الشركة مسؤولة عن إعلام موظفيها وعن مشروعية ما تتيحه لسند.

٤. كيف نحمي البيانات

كل بيانات الشركة مشفّرة أثناء النقل وأثناء الحفظ بمفاتيح تشفير مستقلة لكل شركة. المحتوى لا يُفك تشفيره إلا داخل النظام لحظة خدمة الشخص المصرّح له، ولا يستطيع فريق رمـز الاطلاع عليه عبر أي واجهة أو لوحة؛ ما يراه الفريق هو حالة الخدمة وسجلات التشغيل بلا محتوى. قاعدة بيانات كل شركة معزولة عن غيرها، وكل صلاحية مرفوضة افتراضياً ما لم تُمنح صراحةً، وكل عملية إدارية مسجّلة في سجل تدقيق، وتجري فحوصات أمنية مستمرة على كل تحديث، وفق ضوابط الهيئة الوطنية للأمن السيبراني. ولا يوجد نظام يخلو من المخاطر كلياً؛ ما نلتزم به هو هذه الضوابط والإبلاغ الموصوف أدناه.

وعند الضرورة، قد يستخدم فريق رمـز سنـد المربوط بالشركة لأغراض تطويرية، مثل التأكد من جودة الردود وإصلاح الأعطال، دون حفظ البيانات أو المعلومات التي تظهر له أثناء ذلك.

٥. الحوادث الأمنية

إذا علمنا بحادثة أمنية أثّرت أو يُحتمل أن تكون أثّرت في بيانات شركة، نُبلّغ الشركة دون تأخير غير مبرر وخلال ٧٢ ساعة من علمنا بها على الأكثر، بما نعرفه عن طبيعتها ونطاقها والإجراءات المتخذة، ونتعاون معها في ما يلزم من إبلاغ للجهات المختصة والمتأثرين وفق النظام. تنظّم شروط الاستخدام حدود المسؤولية في هذه الحالات.

٦. مدة الاحتفاظ

نحتفظ بالبيانات، مشفّرة، ما دامت الشركة مشتركة في الخدمة. عند إنهاء الاشتراك تُغلق كل الوصولات فوراً وتُحذف البيانات بعد مدة الاحتفاظ المتفق عليها مع الشركة، مع الاحتفاظ بما يوجب النظام الاحتفاظ به من سجلات.

٧. حقوقك

لكل شركة الاطلاع على بياناتها وتصحيحها وحذفها وإلغاء أي ربط من لوحتها، وهي وحدها من يملك ذلك لأن المحتوى مشفّر بمفتاحها. وللشخص المسجّل طلب الاطلاع على بياناته أو تصحيحها عبر إدارة شركته، أو التواصل معنا على البريد أدناه.

٨. تجربة سنـد

يقدر أي فرد أو شركة يجرّب سنـد مجاناً لمدة محدودة على ملفات تجريبية وهمية في مجاله: من صفحة جرّب سنـد بكتابة اسمه ومجاله ثم إرسال رسالة واتساب الجاهزة، أو بإرسال أي رسالة لرقم سنـد ثم اختيار مجاله من القائمة. نحن في هذه التجربة المتحكّم في البيانات، وتنطبق عليها هذه الفقرة إضافة إلى ما سبق:

• الموافقة: بضغطك «جرّب سنـد الحين!» في الصفحة، أو باختيارك مجالك من قائمة سنـد، توافق على هذه السياسة. ومن واتساب لا نحفظ عنك شيئاً قبل الاختيار.
• ما نجمعه: اسمك كما كتبته في الصفحة أو كما يظهر في واتساب، ونوع التجربة (فرد أو شركة) ومجالها، ورقم واتساب الذي تراسلنا منه (يصلنا من واتساب نفسه، ولا نطلب كتابته)، ورسائل التجربة. كلها مشفّرة.
• لماذا: لتشغيل التجربة والرد عليك خلالها، ولقصر التجربة على مرة واحدة لكل رقم، ولإبلاغ فريق رمـز برغبتك إن ضغطت «تواصل مع فريق رمـز» أو «ارفع الطلب». يناديك سنـد باسمك في محادثتك أنت فقط (ولك أن تطلب منه مناداتك باسم آخر أو بلا اسم)، ويراه فريق رمـز، ولا يراه أي مجرّب آخر. ومن اسمك أو مما تقوله عن نفسك يخاطبك سنـد بصيغة المذكر أو المؤنث، ولا يُحفظ ذلك.
• العروض: لا نرسل لك عروضاً إلا إذا طلبتها بنفسك من رقمك في واتساب بزر «أبي عروض رمـز»، وتوقفها متى شئت بإرسال كلمة «إيقاف» لسنـد.
• الملفات التجريبية: بيانات وهمية كتبناها للتجربة، لا تخص أي شخص أو جهة حقيقية. لا يرى أي مجرّب رسائل غيره ولا بياناته، ولا تصل التجربة إلى بيانات أي شركة مشتركة.
• مزوّد نموذج اللغة: تُرسل رسالتك ومقاطع من الملفات التجريبية إلى مزوّد نموذج اللغة لصياغة الرد فقط. وفي التجربة وحدها، إذا لم يجد سنـد الجواب في الملفات التجريبية، قد يبحث مزوّد النموذج في مواقع عامة على الإنترنت عن سؤالك ليجيبك، دون أن يُرسل معه رقمك. والرسائل الصوتية تُحوّل إلى نص عبر مزوّد النموذج، والرد الصوتي عبر مزوّد الصوت.
• مدة الاحتفاظ: تُحذف رسائل التجربة وملاحظاتها وتذكيراتها بعد ٣٠ يوماً من انتهائها. ويُحذف معها اسمك ورقمك وما كتبته، إلا إن كنت وافقت على العروض (ولم ترسل «إيقاف») أو طلبت التواصل مع فريق رمـز، فنحتفظ بها لذلك حتى تطلب حذفها. ويبقى بعد ذلك رمز مشفّر مشتق من رقمك (لا يُقرأ منه الرقم دون مفتاح المنصة) حتى لا تتكرر التجربة على الرقم نفسه ويبقى طلب «إيقاف» محفوظاً. والتسجيل من الصفحة الذي لم تبدأ به تجربة يُحذف كاملاً بعد ٣٠ يوماً.
• حقوقك: لك طلب الاطلاع على بياناتك أو تصحيحها أو حذفها كاملةً على البريد أدناه، ونحذفها من رسائل التجربة وسجلها معاً.

٩. التغييرات والتواصل

قد نحدّث هذه السياسة؛ يظهر تاريخ آخر تحديث أسفل الصفحة، ونُعلم الشركات المشتركة بأي تغيير جوهري. لأي سؤال: it@ramz.net.sa.